La JEP, primer tribunal de Colombia con todos los expedientes digitalizados

Dijo la Secretaría Ejecutiva de la entidad que esta transformación dinamiza todas las fases del proceso, disminuye los trámites burocráticos y amplía el espectro de la disponibilidad y acceso.

La Jurisdicción Especial para la Paz es el primer alto tribunal colombiano que trabaja con expedientes judiciales 100% digitales. Así lo anunció este miércoles la Secretaria Ejecutiva de la JEP, María del Pilar Bahamón Falla, al presentar los resultados de la puesta en operación del sistema de gestión judicial Legali.

Se trata de una solución tecnológica para administrar justicia que permite incrementar la eficiencia de los procesos que llevan los magistrados, llamados a investigar, juzgar y sancionar a los responsables de los más graves crímenes cometidos en el conflicto armado.

El anuncio fue hecho por la Secretaria Ejecutiva en un encuentro con perodistas dentro de un ejercicio de transparencia en el que está comprometida toda la Jurisdicción Especial para la Paz.

Con todos los expedientes digitalizados, en una plataforma única en la que las Salas y Secciones apoyan y soportan su labor de administrar justicia, la JEP avanza progresivamente en su apuesta por una Justicia Más Digital, dijo la Secretaria Ejecutiva.

Esta transformación dinamiza todas las fases del proceso, disminuye los trámites burocráticos y amplía el espectro de la disponibilidad y acceso —de los administradores de justicia y los grupos de interés— a los expedientes. Es decir, al conjunto de las actuaciones procesales que conforman todos los casos e investigaciones que lleva a cabo la Jurisdicción.

La Secretaria Ejecutiva de la JEP reveló que la solución en total cuenta con 9.606.428 folios digitalizados que permiten consultas simultáneas y la ejecución de tareas paralelas entre las diferentes instancias involucradas en las investigaciones. A su vez la Secretaría Ejecutiva indicó que, si solo se analizan los diez procesos judiciales con más folios de la JEP, son 2.183.487 folios digitalizados. A la fecha, la plataforma cuenta con 813.566 documentos y 12.158 expedientes disponibles para magistrados, funcionarios, abogados y partes interesadas. En su mayoría, corresponden a los procesos abiertos contra 12.803 comparecientes de las extintas Farc-EP, la fuerza pública y agentes de Estado sometidos ante la JEP.

El primer desafío en la implementación de Legali fue consolidar y clasificar los documentos. Enseguida, se digitalizaron los archivos físicos y se cargaron al sistema. En este proceso se estructuró la información judicial proveniente de diversas entidades del Estado, expedientes de la justicia ordinaria, documentos aportados por las partes involucradas e informes de las ONG. La transformación digital, como estrategia institucional, inició en agosto de 2018 y desde marzo de 2020, cuando empezó la operación del sistema Legali, se han realizado 352.609 actuaciones y se han efectuado 47.031 notificaciones electrónicas certificadas.

La plataforma también permite el intercambio de información con otras entidades del Estado, como la Fiscalía General de la Nación y la Procuraduría General de la Nación, en una estrategia que garantiza los derechos y la seguridad jurídica de todos los involucrados.

Administrar los expedientes de manera electrónica, bajo altos estándares técnicos y de seguridad, transparencia e innovación, así como estandarizar el trámite judicial son las principales ventajas que este sistema ofrece a los administradores de justicia, quienes tendrán acceso a una omnipresencia de los expedientes que no permitía el papel. Además de optimizar la gestión de los expedientes a través de la tecnología, los magistrados de la JEP también se pueden comunicar con los comparecientes, las víctimas y sus representantes a través de mecanismos seguros de acceso a la información. Esto reducirá tiempos procesales, costos y facilitará el control de los términos procesales.

Legali llega a la JEP a acortar distancias, simplificar y agilizar, de manera segura, los trámites que realiza la Jurisdicción. A esta herramienta tecnológica se puede acceder desde cualquier rincón del país en cualquier momento, sin importar las barreras que suelen ser impuestas por la geografía y el tiempo. Dado que las ventajas de cambiar a este modelo digital se materializan en la medida en que el proceso es 100% confiable, la seguridad del sistema es una prioridad.

La plataforma tecnológica, que soporta la gestión del expediente judicial digital, provee condiciones de seguridad informática requeridas para preservar la confidencialidad, el software necesario para preservar la integridad y la infraestructura de procesamiento y conectividad que garantizan la disponibilidad y acceso a la información. Permite, además, configurar diferentes roles y perfiles dependiendo de las autorizaciones de los usuarios. Allí ninguna acción es anónima. Todo podrá ser auditado, rastreado y monitoreado.

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